Para los usuarios del sistema operativo Windows se da como algo natural trabajar con la suite de oficina llamada Microsoft Office. Partiendo de esta idea podemos suponer que todos alguna vez hemos trabajado con esta suite ofimática.
Sin embargo, debido al alto costo de adquisición de esta paquetería muchos de los usuarios optaron por instalar en sus equipos “software ilegal o pirata”. Ante esta situación la compañía Microsoft se planteó como objetivos reducir el uso de piratería implementando la paquetería que denominamos Office 365, la cual se ofrece en diferentes versiones En función del tamaño de la empresa igual número de usuarios que vayan a ocupar estos servicios y tiene un licenciamiento anual, que le permite una reducción considerable en su costo además de que maneja dos premisas principales:
· tendrás la versión más actualizada de la paquetería y
· dispondrás de almacenamiento en la nube, Aquí se ofrece espacio de almacenamiento de un terabyte en One Drive lo que permite subir y compartir archivos.
Los paquetes disponibles
son para el uso privado, para empresas o para estudiantes y profesores. Con
esta paquetería se abren amplias posibilidades para el trabajo cooperativo y
colaborativo entre los diferentes usuarios de esta.
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Para el campo educativo estas
posibilidades se incrementan aún más con el uso de Office 365 for Education y
Microsoft Life@ Edu, estas plataformas ofrecen a las instituciones educativas una
serie de herramientas comunicativas cómo
Office Live, Windows Live Space o Windows Live Sky Drive qué posibilitan el
aprendizaje colaborativo a distancia.
Diferencias
entre Microsoft Office y Office 365
La diferencia entre ambas
paqueterías recae en el hecho de que, los usuarios de Office 365 pueden acceder
a todos sus archivos en tiempo real y pueden trabajar sus documentos de manera
colaborativa aun estando en diferentes locaciones. Además, gracias a las
herramientas de email calendario y video llamada que ofrece el paquete los
equipos de trabajo pueden comunicarse y trabajar mejor independientemente de dónde
se encuentren.
Programas incluidos
en Office 365[1]
Las principales
herramientas en línea de Office 365 son Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sway,
OneNote, Sities, Delve, Outlook, OneDrive y Yammer.
Para usar estas herramientas de Office no es
necesario instalarlas en el equipo, con lo que nos ahorramos espacio de
almacenamiento en el disco duro, ya que podemos tener acceso a ellas vía
online.
Les dejo a continuación una lista con una pequeña descripción de cada
una de estas aplicaciones:
Microsoft Word: Es el procesador
de texto de Office, ayuda en la elaboración de formatos, presentaciones de
documentos, así como de texto en general.
Microsoft Excel: Esta es la herramienta
que ejerce de hoja de cálculo, con este programa se podrán hacer formatos para
estadísticas, facturación e inclusive bases de datos básicas.
Microsoft PowerPoint:
Es una herramienta para la realización de presentaciones de diapositivas de
manera rápida y eficiente para exponer ideas y conceptos.
Microsoft Sway: Con esta
herramienta en línea podrás llevar a cabo presentaciones interactivas, llegando
a poder crear presentaciones Stand Alone de una forma más profunda. Muy similar
a una página web o blog personal.
Microsoft OneDrive: Es
un servicio de almacenamiento en la nube, donde puedes almacenar y compartir
con un público general o específico archivos que se encuentran en tu nube. Desde
OneDrive podemos compartir nuestros archivos con otros usuarios de nuestra
organización o externos, dando permiso para que solo puedan ver el documento
sobre el que le damos permisos o que también lo puedan modificar. Entre los
permisos que existen hay de solo lectura o escritura.
Microsoft Outlook: El
gestor de emails, de contactos y de agenda.
Mencionar que contiene las mismas características que su contra parte en los
servicios online. Los datos recabados en la versión de escritorio pueden
sincronizarse con los servicios online para acceder a ellos desde Internet.
Microsoft OneNote: para aquellos
que aún no lo conozcan, OneNote es una herramienta relativamente nueva que
permite tomar notas e información online. Se pueden incluir desde notas,
recortes, dibujos o incluso comentarios de audio incluso tiene una versión para
la toma de apuntes y notas de clase en las que se incentiva en mayor medida el
trabajo colaborativo y la retroalimentación con el maestro.
Microsoft
Publisher: es la aplicación de Microsoft de autoedición o
DTP.
Microsoft
Exchange: servidor de correo o calendario.
Microsoft
SharePoint: Creación de sitios para desarrollo de
proyectos, donde puedes compartir
documentos e información relacionada con un proyecto
específico con un grupo de trabajo en concreto.
Skype for Business:
programa que nos permite hacer reuniones profesionales a través de
videollamadas.
Microsoft
Teams: plataforma de comunicación y colaboración
unificada a través de chats y reuniones de video entre usuarios.
OneDrive
for Business: herramienta online que permite crear, modificar y
archivar documentos de Word, Excel y PowerPoint de manera colaborativa.
Beneficios de Office 365
Los beneficios de trabajar con
Microsoft 365 son muchos, vamos a repasar los principales:
- Trabajar en la nube, aunque ya hemos comentado en artículos anteriores las grandes ventajas de trabajar en la nube, en este caso destacamos solo la más importante: el poder trabajar donde quieras siempre que haya conexión.
- Trabajar colaborativamente en el mismo documento con varios participantes trabajando en tiempo real y proporcionando un historial de revisiones. Ahorrando el envío de varios correos con versiones distintas del mismo archivo.
- Uso de herramientas pioneras de creación de contenidos y organización de la información como Word, Excel y PowerPoint
- Tener un lugar seguro de almacenamiento, sin ocupar espacio en disco duro y con accesibilidad a tu información desde cualquier equipo, y en cualquier parte del mundo.
- Es compatible y segura, puedes utilizar cualquier navegador (Safari, Explorer, Edge, Chrome y Mozilla), ofreciendo además protección contra malware y acceso seguro por contraseña.
- Reduce la curva de aprendizaje con herramientas familiares.
- Inicio de sesión único ya que Office 365 ofrece una identidad federada, proporcionando una experiencia unificada de inicio de sesión en todos sus servicios a través de un solo nombre de usuario y una contraseña. Esto vuelve la carga de trabajo más ligera para el departamento de soporte técnico, sin perder el control de la seguridad.
- Aplicaciones actualizadas
- Microsoft te permite aumentar los servicios contratados a medida que tu empresa crece.
[1] extraído de https://www.beservices.es/microsoft-office-365-que-es-n-5441-es%22%20%5Cl%20%22:~:text=Microsoft%20365%20(tambi%C3%A9n%20conocido%20como,y%20disponer%20del%20programa%20OneDrive
extraído de https://www.profesionalreview.com/2018/04/29/que-es-office-365/
Excelente trabajo Hugo, explicas todo muy bien, es muy entretenido e interesante.
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